La période est au confinement au Cameroun à cause du #covid19. Plusieurs employés se demandent comment rendre, dans les délais, leur tâche collaborative. Quelques outils pratiques sont mis à votre disposition pour mieux organiser et faire votre télétravail.
Le nombre de personnes contaminées au Coronavirus s’accroît au fil des jours au Cameroun. 803 cas confirmés par le ministère de la Santé publique au soir au 9 avril 2020. Une situation inquiétante qui peut conduire à un confinement général. On n’y est pas encore (et je ne le souhaite pas). Dans plusieurs entreprises locales ou multinationales, des employés naviguent entre la maison et le bureau pour rendre leur copie. Une situation fastidieuse. Pourtant, le basculement au télétravail serait plus avantageux pour eux. Ainsi, en restant à la maison, on évitera non seulement une éventuelle contamination mais aussi le travail sera toujours fait de façon efficace et livré dans les délais grâce à des outils appropriés.
Dans le cadre de la campagne #BloggersVsCovid19, nous avons sélectionné, parmi la multitude d’outils existants, quelques-uns jugés efficaces et très souvent gratuits que nous avons regroupé en trois catégories pour rester en contact avec ses équipes : webconférence, messagerie et plateformes collaboratives plus envoie de fichiers volumineux. Il n’est pas exclu de retrouver un outil dans deux catégories à la fois.
Organiser des visioconférences
Si vous souhaiter organiser des visioconférences avec votre équipe ou vos clients, plusieurs outils sont disponibles. Zoom (ma préféré). Disponible en version gratuite et payante, et facile à l’utilisation, il permet de créer des réunions en ligne, des formations et assistances techniques, d’organiser des webinaires (grands événements et assemblées) en vidéo, créer des salles de réunion et échanger par écrits grâce à sa messagerie instantanée d’affaires où l’on peut partager des fichiers. La version gratuite de Zoom accepte jusqu’à 100 participants pour une durée limitée à 40 minutes par conférences. La qualité voix et vidéo est HD. Il permet le partage d’écran et offre une possibilité d’affichage de l’intervenant actif, d’un arrière-plan virtuel… Avec la version payante, vous pouvez inviter plus de participants, connecter Zoom à Skype Entreprise et obtenir une URL personnaliser, et même activer l’enregistrement des réunions.
8×8 Meetings : un autre outil de web conférence simplement génial. Simple à utiliser et surtout gratuit. Pas besoin d’une inscription pour l’utiliser. Accédez à la plateforme 8×8 Meetings et cliquez sur « start meetings » et le tour est joué. il est disponible en version web, desktop et mobile.
Vous avez aussi Skype proposé par Microsoft et qui a pratiquement les mêmes fonctionnalités que Zoom : appel, messagerie instantanée, etc. avec la récente mise à jour de Skype, la fonctionnalité « Meet Now » a été ajoutée. Elle permet de rejoindre une réunion skype sans avoir de compte. Il suffit pour un utilisateur de créer une réunion et envoyer le lien généré aux différents participants pour qu’ils puissent rejoindre l’appel avec ou sans compte.
Plateformes collaboratives et envoie de fichiers
Slack : espace de travail collaboratif public ou privé où les membres de l’équipe peuvent échanger et partager tout genre de fichier et d’informations de façon instantanée. Sur la plateforme slack, vous pouvez aussi passer des appels vidéo ou audio. Dans l’espace de travail, il y a aussi un chatbot pour répondre aux requêtes des utilisateurs.
WeTransfer : très utilisé, il permet d’envoyer jusqu’à 2Go de fichiers (photos, documents et/ou vidéos) en version gratuite. Et un peu plus pour la version payante. Pour les amoureux du cloud, Dropbox, One Drive et Google Drive permettent à la fois de stocker et de partager des fichiers divers en toute sécurité. L’espace de stockage varie en fonction de votre choix (gratuit ou payant). Ce sont des outils très pratiques pour le travail à distance.
Messagerie instantanée
Au-delà des outils précédemment évoqués qui ont intégrés la messagerie instantanée (Skype, slack, Zoom), il y a d’autres bien appropriés par les professionnels. C’est le cas de Teams (un de mes favoris). Intégré dans la version office 365 de Microsoft, Teams permet d’interagir avec les collègues. Teams offre la possibilité de créer des groupes, passer des appels audio et vidéo, assigner des tâches… Autre application très pratique et sécurisé, c’est Télégram. Cette application lancée le 14 août 2013 est une messagerie instantanée identique à Whatsapp. Sur Telegram, les messages sont fortement cryptés, peuvent s’autodétruire et sont transmis plus rapidement que toutes les autres applications identiques. Il est gratuit et n’admet pas de publicités ; Contrairement à Whatsapp, il n’impose pas de limite aux tailles de media et des discussions et les groupes de discussions peuvent accepter jusqu’à 100 000 personnes.
Dans un prochain article, nous reviendrons sur les outils pour une meilleure gestion de vos tâches durant cette période. Réalisez vos objectifs en restant à la maison !
Frank William Batchou